Grand livre

Le grand livre tient la comptabilité de la salle en partie double. Personne n’y saisit les écritures courantes : chaque geste d’argent (ouverture et clôture de caisse, encaissement, transfert prouvé, paiement manuel, créance, remise de tablette, coffre, transfert entre salles, correction de mode…) écrit son écriture, au moment où il a lieu.

L’exploitation et la finance le lisent ; le réglage du plan de comptes et du schéma, et les OD manuelles, sont réservés à l’administrateur.

Ouvrir le grand livre

Tant que la salle ne l’a pas ouvert, le grand livre est vide : l’écran le dit (« pas encore ouvert dans cette salle »), jamais une balance à zéro. Le grand livre ne se referme jamais : l’ouverture se fait une fois.

Vérifiez que la devise de la salle est renseignée (sinon l’écran le demande d’abord).
Lisez Ce que fait l’ouverture : à partir de cet instant, chaque geste d’argent écrit son écriture ; l’historique est repris ensuite, sans bloquer aucun geste.
L’administrateur écrit le Motif et ouvre le grand livre, au BO de la salle — ou au BO en ligne, à condition que la salle soit connectée à ce moment-là (salle hors ligne : refusé tout de suite, jamais mis en attente).

L’écran suit ensuite la Reprise de l’historique : Progression par source (pièces écrites, écritures, sans montant prouvé, erreurs), puis Résumé par source. Les pièces que la reprise n’a pas pu écrire sont listées et retentées chaque nuit, comme le rapprochement Registres et grand livre et le Dernier rattrapage.

Les onglets

Onglet	Contenu
Journaux	Les écritures, journal par journal, sur la période : numéro, date, pièce (en mots), libellé, lignes au débit et au crédit.
Grand livre d’un compte	Les lignes d’un compte avec son solde d’ouverture, son solde ligne à ligne et son solde de clôture, par devise.
Balance	Les soldes de tous les comptes sur la période, par devise.
Contrôles	La santé du grand livre : partie double, numérotation, rapprochement avec les registres, fonds en attente… Une pastille compte ce qui est en écart.
Plan de comptes	Les comptes de la salle (administrateur pour les modifier).
Schéma d’imputation	Quel geste écrit sur quels comptes (administrateur pour le compléter).

Nouvelle OD manuelle

Pour une écriture qu’aucun geste n’écrit (solder une pièce, par exemple), l’administrateur clique Nouvelle OD manuelle : libellé, motif, pièce liée (facultative), puis les lignes (compte, axe, débit ou crédit). Les totaux et l’écart s’affichent en direct : l’écriture doit être équilibrée. Le geste se fait au BO de la salle, sur un poste de bureau.

Exporter

Cliquez Exporter : le panneau Exporter le grand livre s’ouvre.
Choisissez l’onglet :
- FEC : le fichier des écritures comptables, sur des journées closes (un exercice entier, ou une période d’au plus un an). Choisissez le Séparateur et l’Encodage ;
- CSV comptable : les écritures numérotées pour un logiciel comptable (Sage, EBP, Ciel…), au format de votre import ; le profil enregistré préremplit le formulaire ;
- Documents : le Journal comptable, le Grand livre par compte ou la Balance générale, en PDF, Excel ou CSV (filtres Journal, Compte, Flux, caisse, machine, axe) ;
- Vérifier : voir plus bas.
Choisissez la période (Exercice, Exercice à ce jour, Exercice précédent, ou des dates) et, si besoin, la Devise : un fichier comptable ne porte qu’une devise.
Enregistrez le fichier.

Vérifier un fichier exporté

L’onglet Vérifier dit si un fichier comptable est bien celui que la salle a remis, sans le régénérer : qui l’a exporté, quand, sur quelle période. Voir Vérifier une pièce, duplicata.

La clôture des périodes (journée, mois, exercice) se fait dans Clôtures.