Fonds et avoirs

L’écran de travail de la comptabilité pour tout ce qui n’est ni une recette ni une dépense : l’argent qui manque ou qui dépasse dans une caisse, l’argent qui appartient aux joueurs, les fonds de caisse qui attendent d’être rangés, et les montants mis en attente au grand livre. Il compte cinq onglets ; un chiffre sur un onglet dit ce qui reste à traiter.

La finance lit tout, sans aucun bouton. Les gestes dépendent du rôle : l’exploitation décide et justifie, l’administrateur passe les écritures manuelles (OD) et décide au-delà du plafond.

Écarts de caisse

L’onglet par défaut. Quand une caisse est clôturée avec un manque ou un surplus, ou qu’une remise de tablette est confirmée avec un écart, l’écart reste ouvert ici jusqu’à ce que quelqu’un le décide. Les manques et les surplus ne se compensent jamais entre eux.

Filtres : À décider (par défaut), Décidés, Tous ; Caisses et remises, Caisses, Remises de tablette ; une période ; une personne.

Décider un écart

Ouvrez la ligne de la caisse : elle montre l’écart de clôture, l’écart vivant (ce qu’il est devenu après les actes tardifs : preuve arrivée après la clôture, correction de mode, régularisation), les décisions déjà prises et ce qui reste ouvert.
Cliquez Décider l’écart….
Choisissez la décision. Seules celles du bon sens sont proposées :
- pour un manque : Constater en perte, Retenir sur la personne ou À rechercher ;
- pour un surplus : Constater en profit ou À rechercher.
Saisissez le montant (tout ou partie de ce qui reste ouvert) et, pour une retenue, la personne (le titulaire de la caisse est proposé).
Écrivez le motif (obligatoire), puis confirmez.

La décision est écrite au grand livre et au journal d’audit, avec votre nom, l’heure à la seconde, le montant et le motif. À rechercher n’écrit rien en comptabilité : c’est une annotation, l’écart reste ouvert et le délai d’alerte repart du jour.

Personne ne décide l’écart de sa propre caisse, ni une retenue sur soi-même : « C’est votre propre caisse : un autre membre de l’exploitation (ou l’administrateur) décide l’écart — vous pouvez l’annoter « à rechercher ». »
Au-delà du plafond de décision de l’exploitation, l’administrateur décide. Par défaut ce plafond vaut 0 : l’administrateur décide tout écart, l’exploitation peut seulement annoter « à rechercher ». Le plafond se règle dans Réglages (« Écarts de caisse : plafond de décision de l’exploitation »).
Une décision prise par erreur se défait avec Revenir sur la décision… (administrateur, ou exploitation dans son plafond et pour une décision qui n’est pas celle de l’administrateur). « À rechercher » ne se défait pas.

Un écart encore ouvert après le délai réglé (« Écarts de caisse : alerte au-delà de (jours) ») lève une alerte, qui tombe à la décision.

Retenues

Le sous-onglet Retenues liste, par personne, ce que chacun doit à la salle après une décision « Retenir sur la personne » ou une remise de tablette retenue. Une retenue n’est ni une perte ni un profit. Dans la fiche d’une personne :

Remboursée au coffre… : la personne rend l’argent au coffre (exploitation) ; le billettage est demandé ;
Abandonnée… : la salle renonce (administrateur) ;
OD sur la paie… : la retenue est soldée sur le salaire (administrateur, salle en ligne).

Personne ne solde ni ne défait sa propre retenue : un autre compte le fait.

Avoirs des joueurs

Ce que la salle doit aux joueurs, à une date donnée (Maintenant par défaut), section par section : crédits restés dans les machines, soldes des boîtiers, pièces à rendre, restes d’encaissement, créances. Chaque section donne son total au grand livre et au registre ; une valeur qui n’a pas pu être lue est écrite « non lu » ou « non mesuré », jamais 0. Le bloc « En suspens » rappelle ce qui n’est pas encore au grand livre (transferts incertains). Exporter produit l’état en PDF, Excel ou CSV.

Quand un joueur a perdu des pièces dans un transfert d’une machine pulse, la ligne propose Relier le rendu → : on rend d’abord au joueur à la caisse, puis on relie ce rendu au transfert depuis sa fiche (voir Transferts).

Fonds en attente

Les fonds de caisse clôturés mais pas encore déposés au coffre ni rouverts dans une caisse. L’onglet montre leur composition (heures à la seconde), la chaîne des sept dernières journées et, s’il y en a, ses écarts, avec le geste qui les règle : Déposer au coffre… ou Prendre au coffre un fond… ouvrent le formulaire du Coffre avec le montant pré-rempli. Des fonds immobiles depuis longtemps sont une mention, pas un écart.

Caisse ↔ compteurs

Pour chaque machine SAS et chaque journée, ce que la caisse a encaissé est confronté à ce que disent les compteurs de la machine, sur la fenêtre exacte de ses relevés. La formule est affichée sur la ligne. Les machines pulse n’y figurent pas.

Filtres : À justifier, À revoir, Justifiés, Tous. Une ligne hors tolérance se règle de l’une de ces façons :

Justifier… (exploitation) : choisissez la nature — « Billets ou tickets hors caisse », « Compteur ou relevé en défaut », « Pièce de caisse manquante ou fausse » ou « Autre » — et écrivez le motif. Rien n’est écrit au grand livre.
Constater par une OD (administrateur, salle en ligne) : l’écart passe en perte ou en profit par une écriture pré-remplie.
Rattacher l’OD : quand une écriture passée constate déjà l’écart, la justification s’y rattache, sans nouvelle écriture.

Une ligne d’une journée clôturée est figée à la clôture ; une journée encore ouverte se lit en direct.

Compte d’attente

Chaque montant posé au compte d’attente, regroupé par pièce, avec son origine en mots (reprise de l’historique, écriture de secours, écart d’un boîtier V5500 / Sigma, part d’une tablette, solde d’ouverture du coffre…), son ancienneté et ce qui reste à justifier. Filtres À justifier et Tous.

Ouvrez le montant : les contreparties proposées et une OD pré-remplie s’affichent.
Cliquez Justifier… (administrateur, salle en ligne), ajustez les lignes si besoin, écrivez le motif, confirmez.

Un montant au compte d’attente depuis plus du délai réglé (« Compte d’attente : alerte au-delà de (jours) ») lève une alerte. Le compte est attendu à zéro à la clôture de l’exercice, sans bloquer la clôture.