Coffre

Le coffre garde la réserve d’espèces de la salle. Une seule règle : son solde ne bouge que par un mouvement — une ligne de son grand livre, avec le solde avant → après, qui, quand, le type, la pièce, la note et le billettage. Il n’existe pas de « corriger le solde ».

L’écran a quatre parties, en haut : Coffre, Demandes de sortie, Transferts entre salles (voir Transferts entre salles) et Contreparties.

Le solde et le stock

En tête : Solde du coffre, Ventilé par coupure (tenu par les billettages) et Non ventilé (ce qui est entré ou sorti sans billettage : jamais réparti au hasard). Stock par coupure donne le stock théorique, coupure par coupure.

Bandeaux possibles : Coffre bas (sous le seuil réglé), Inventaire en retard, Inventaire conseillé (le stock d’une coupure est devenu négatif), et le nombre de sorties en attente de l’administrateur.

Rapport du coffre exporte le solde d’ouverture, les mouvements, les totaux par type, le solde de clôture et les inventaires de la période.

Le grand livre du coffre

Du plus récent au plus ancien : Quand, Mouvement, Contrepartie, Pièce, Montant, Solde avant → après, Qui, Validé par. Filtres : Type, Caisse, Contrepartie, et Rechercher une pièce (pièce, bordereau). Les ravitaillements et dépôts des caisses y apparaissent d’eux-mêmes.

Saisir un mouvement

Cliquez Mouvement….
Choisissez le Type : Retrait bancaire (banque → coffre), Dépôt bancaire (coffre → banque), Apport du propriétaire, Prélèvement du propriétaire, Dépense payée du coffre (avec sa Catégorie de dépense), Autre entrée, Autre sortie, Fonds de caisse en attente déposés au coffre, Fond de caisse pris au coffre.
Saisissez le Montant, la Pièce (bordereau, reçu) si vous en avez une, la Note (obligatoire) et, si vous le pouvez, le billettage.
Vérifiez, puis Enregistrer le mouvement.

Le mouvement est inscrit au grand livre du coffre et au journal d’audit, avec votre nom et la note. Une sortie supérieure au solde est refusée.

Entrées et sorties avec un tiers

L’argent qui va vers un tiers (la banque, le propriétaire, un autre système de la salle) ou qui en revient se saisit avec Sortie vers un tiers… ou Entrée d’un tiers… : la Contrepartie (obligatoire), le Montant, un Commentaire et la Pièce. Ces mouvements sont hors résultat : l’argent change de poche, il n’est ni gagné ni perdu au jeu.

Les contreparties

Contreparties liste les tiers (administrateur ; l’exploitation les voit en lecture) : Nom, Type (Banque, Système partenaire, Propriétaire, Autre, et Salle sœur), État. Ajouter une contrepartie en crée une. Une contrepartie ne se supprime jamais : Désactiver… l’empêche de recevoir de nouveaux mouvements, mais elle reste nommée dans l’histoire ; Réactiver la rend de nouveau utilisable. Aucune contrepartie n’est créée d’office.

Les sorties au-dessus du plafond

Si la salle a réglé un plafond (Sortie du coffre : validation de l’administrateur au-delà de), toute sortie vers l’extérieur saisie par l’exploitation au-dessus de ce montant devient une demande : le solde ne bouge pas. Cela vaut aussi pour les dépôts bancaires, prélèvements, dépenses et autres sorties. Un administrateur qui saisit lui-même passe directement.

Ouvrez Demandes de sortie (onglets En attente, Validées, Refusées, Toutes) et la demande.
La fiche montre le montant, la contrepartie, qui l’a demandée, le commentaire, le Plafond franchi et le solde du coffre.
Administrateur : Valider la sortie… (commentaire facultatif) puis Valider la sortie — le mouvement s’écrit maintenant ; ou Refuser… (motif obligatoire) puis Refuser la demande — rien ne bouge.

« Valider » reste grisé tant qu’un blocage demeure (contrepartie désactivée, solde insuffisant) ; « Refuser » est toujours possible.

Les inventaires

Cliquez Inventaire… et saisissez le Compté par coupure (rien ne bouge avant la confirmation).
L’Inventaire en attente s’affiche : par coupure, le théorique, le compté, l’écart, et l’Écart total.
Cliquez Confirmer l’inventaire… (ou Confirmer avec l’écart…) avec un motif, ou Écarter….

Confirmer un inventaire avec écart crée un Ajustement d’inventaire au grand livre ; c’est réservé à l’administrateur, sauf si la salle l’a ouvert à l’exploitation (réglage Qui peut confirmer un inventaire avec écart). Si un mouvement a eu lieu depuis le comptage, la confirmation est refusée : écartez et recomptez.

Les demandes de coffre des caisses

Une caissière demande un ravitaillement (le coffre donne des espèces à sa caisse) ou un dépôt (sa caisse remet des espèces au coffre). La section Demandes de coffre des caisses les liste : Demandée, Caisse, Demande, Montant, État, Note de la caissière. Onglets : Ouvertes, Exécutées, Refusées, Expirées, Toutes.

Sur une demande ouverte, cliquez Exécuter….
Vérifiez le Montant, ajoutez le billettage si vous le souhaitez.
Confirmez Ravitailler la caisse ou Déposer au coffre.

Refuser… demande un motif ; la demande se ferme sans mouvement.

Le ravitaillement urgent : quand personne ne répond

Une caisse qui manque d’espèces ne peut pas attendre. La salle peut régler quatre mécanismes, tous éteints par défaut (Paramètres → Réglages → Ravitaillement). Ils ne concernent que le ravitaillement : un dépôt n’est jamais relancé autrement, jamais auto-validé, jamais puisé dans une réserve.

1. La relance

Réglage Relance d’une demande sans réponse après (min). Une demande de ravitaillement restée sans réponse pendant ce délai renvoie une notification critique aux responsables qui peuvent décider (administrateurs, exploitation, supervision) ; au double du délai, au propriétaire. Une seule fois par palier. 0 = pas de relance.

2. L’auto-validation plafonnée

Réglages Auto-validation sans réponse après (min), Auto-validation : plafond par demande et Auto-validation : plafond par shift. Si personne n’a autorisé ni refusé une demande au bout du délai, la caissière l’exécute elle-même, jusqu’au plus petit de : le montant demandé, le plafond par demande, ce qui reste du plafond du shift. Le reste devient une nouvelle demande (« reste de la demande n° 12 »), qui attend une autorisation — jamais auto-validée à son tour. Un refus avant l’exécution l’annule. Chaque auto-validation est tracée au journal et notifiée au propriétaire et aux administrateurs.

Sur le coffre, le bloc Ravitaillement des caisses → Auto-validations montre le consommé du shift (« Shift Soir : 300 000 Ar auto-validés, reste 200 000 Ar du plafond »), les dernières exécutions (Montant / demandé, Plafond appliqué, Exécutée par, Reste) et, avec Tout l’historique, toutes les auto-validations, la plus récente en haut. Sur chaque demande en attente, une ligne dit si elle sera auto-validée.

3. La réserve du jour

Réglage Réserve du jour (autorisation à l’avance). Un responsable autorise à l’avance jusqu’à un montant de ravitaillements ; chaque demande qui tient dans le reste y puise d’elle-même.

Sur le coffre, bloc Réserve du jour, cliquez Autoriser à l’avance….
Saisissez le Montant de la réserve, choisissez Fin de la journée de jeu ou Jusqu’à une heure, et une note si vous le souhaitez.
Cliquez Accorder la réserve.

La carte de la réserve montre Montant, Consommé, Reste, Accordée (par qui, à quelle heure) et les Demandes puisées. Une seule réserve à la fois : Révoquer… puis Révoquer la réserve pour en accorder une autre. À la révocation, les demandes puisées pas encore exécutées redeviennent « en attente ». Une demande refusée ou expirée rend son montant à la réserve.

4. La personne de garde

Réglage Responsable de garde par shift. Pour chaque shift, on désigne une personne de garde dans Paramètres → Salle & shifts, carte Personne de garde (ou depuis l’application d’administration). Elle reçoit les demandes de ravitaillement en priorité, en notification critique ; les autres responsables ne sont prévenus qu’à la relance (sans relance réglée, tout de suite, comme avant). Sans personne de garde : tout le monde, comme avant.

Réglages liés

Dans Réglages, groupe du coffre : Alerte coffre bas (solde sous…), Inventaire du coffre : au plus tous les N jours, Billettage obligatoire sur les mouvements manuels, Catégories de dépenses, Qui peut confirmer un inventaire avec écart, Sortie du coffre : validation de l’administrateur au-delà de. Groupe du ravitaillement : les six réglages décrits plus haut.