Encaissements et régularisations

Un encaissement, c’est ce que le client a remis à la caisse : un montant, un mode de paiement, une référence. Il finance un ou plusieurs crédits vers des machines. Ce qui n’a pas encore été crédité est son reste : il reste attaché à l’encaissement, se réutilise, se rembourse, ou devient une créance.

La liste

Onglets : En cours (il reste quelque chose à engager), Tous, Avec anomalie (encaissements non financés). Filtre par Caisse. Chaque ligne : Mode · référence, Reçu, Engagé, Reste, État, Qui · quand. Un encaissement hors chiffre (offert) est marqué comme tel.

La fiche d’un encaissement

Cliquez une ligne. En tête : Reçu, Engagé, Remboursé, En créance, Régularisé, Reste. Puis :

Une ligne par machine : chaque crédit financé, avec son Montant, l’Effectif, le Verdict, la Preuve et qui l’a ordonné ;
Créances nées de cet encaissement ;
Remboursements, créances, régularisations, dans l’ordre où ils se sont produits.

Régulariser un encaissement non financé

Un encaissement est non financé quand les machines ont reçu plus que ce qui reste pour le financer : par exemple, une preuve de crédit est arrivée tard, alors que le client avait déjà été remboursé. La machine a reçu l’argent, et le client aussi. Une alerte critique le signale, et la caisse ne peut pas être clôturée normalement tant que ce n’est pas réglé. Acquitter l’alerte ne règle rien : seule la régularisation l’éteint.

Ouvrez l’encaissement (depuis l’alerte, depuis le compteur Anomalies à régulariser de Salle en direct, ou l’onglet Avec anomalie). Le bandeau Encaissement non financé l’explique.
Cliquez Régulariser.
Choisissez ce qui s’est vraiment passé :
- « Le client a bien payé ce montant » : le client remet la différence maintenant, ou le remboursement n’a jamais eu lieu. Saisissez la référence si le mode en exige une ; si la caisse d’origine est clôturée, choisissez la Caisse qui reçoit l’argent (une caisse principale ouverte).
- « La salle absorbe la perte » : le montant devient une charge nommée « perte absorbée », visible au registre et au rapport de caisse. Ce n’est pas un écart de caisse.
- « Compenser sur sa créance » : la salle devait déjà de l’argent à ce client ; on déduit le montant de sa créance. Si elle n’est compensée qu’en partie, le solde encore dû passe dans une nouvelle créance sous le même code (le client garde son papier).
Vérifiez le Montant (pré-rempli avec tout le non-financé, modifiable pour une part) et écrivez le Motif en toutes lettres.
Cliquez Enregistrer la régularisation. L’écran affiche l’effet, en toutes lettres.

Annuler un encaissement saisi en double

Le même argent a été encaissé deux fois par erreur ? L’exploitation peut annuler le doublon.

Ouvrez l’encaissement en trop.
Cliquez Annuler (saisi par erreur)….
Écrivez le motif, puis confirmez Annuler l’encaissement.

Aucun billet ne sort de la caisse (il n’en était jamais entré) : le tiroir revient à l’état d’avant la saisie. Le geste est inscrit au journal d’audit.

Le registre des régularisations

Toutes les régularisations faites : Quand, Encaissement, Sens, Montant, Motif, Effet, Qui. Filtrez par Sens — Compléments, Pertes absorbées, Compensations — et par Caisse. Les pertes absorbées y sont des charges nommées, jamais des écarts anonymes. Le registre s’exporte avec les mêmes filtres.